利用ガイド
最初の準備を済ませたら、あとは毎日の入荷と出荷を記録するだけです。その記録が棚卸と月末の締めにそのまま使われます。このページの順番どおりに進めてください。
はじめの準備
管理者が進めます。メンバーを招待したあとは、マスタ登録や在庫の入力をスタッフと分担できます。
メールアドレスとパスワードで登録します。届いた確認メールのリンクを押すと、ログインできるようになります。
画面：無料ではじめるスマホの認証アプリ（Google Authenticator など）で、画面のQRコードを読み取ります。表示された6桁の数字を入れたら完了です。以後のログインでも毎回使います。
法人名と最初の院の名前を入れます。院はあとから追加できます（ご契約の院数まで）。院ごとに次の3つを決めておきます。
メールアドレスを入れ、役割を選んで招待します。役割によって、見られる画面とできる操作が決まります。
| 法人管理者 | すべての院の設定・マスタ・締め。プランと卸への情報提供の同意も。 |
|---|---|
| 院長・マネージャー | 担当院のマスタ登録、発注、月末の締め、ダッシュボード。 |
| スタッフ | 入荷・出荷・棚卸・融通・発注の記録。バーコードの登録。 |
| 医師 | 在庫の確認だけ。欠品しそうなときに通知が届きます。 |
| 税理士・経理 | 締めた月の金額と、月末パックのダウンロードだけ。 |
入荷や出荷で選ぶ「品目」をつくります。上から順に登録すると、あとの入力がいちばん楽になります。
例：マンジャロ 2.5mg の場合
棚にある薬を「入荷」として登録します。ロット番号と使用期限ごとに分けて、箱の数と箱の単価を入れてください。箱のGS1コードを読めば、ロットと期限は自動で入ります。
手入力なら、出荷のたびに品目と売り方を選びます。ファイル取込なら、ECやオンライン診療システムの出荷データ（CSV・Excel）をまとめて取り込みます。
ファイル取込は最初の1回だけ「列の対応」と「商品名の紐づけ」を確認します。たとえば「マンジャロ3ヶ月プラン」を3ヶ月分（12本）に結びつけておけば、次からは自動です。
最後に通知をオンにします。発注が必要になると、スマホに知らせが届きます。
画面：設定 › 院の設定・通知毎日
数えるのは月末の棚卸だけ。ふだんは届いたときと出したときに記録するだけです。
届いた箱をスキャンするか、品目を選んで、箱の数と箱の単価を入れます。送料や代行手数料も入れておくと、1本あたりの原価に配分されます。発注書から入荷を始めると、明細が最初から入っています。
品目と売り方（1本ずつ・1ヶ月分・3ヶ月分など）を選びます。請求額には割引後の実際の金額を入れます。在庫は使用期限の近いロットから自動で引かれます。ファイル取込の院は出荷データを取り込むだけです。
在庫の画面でロットを選び、院内使用・廃棄・卸への返品を記録します。使用期限が切れたロットは、自動で使えない在庫に分けられます。
足りない院が「融通を依頼」し、余っている院が送ります。届いた院で受け取りを記録すると、ロットと原価ごと在庫が移ります。
出荷の記録から、いつ・何を・いくつ頼めばいいかを毎朝計算しています。「発注が必要です」と届いたら、発注画面で提案された数（箱単位）を確認して、仕入先ごとの発注書をつくります。今日頼んでも間に合わないときは、先生にも知らせが届きます。
週に一度
院長・マネージャーが5分ほどで見られる量にまとめています。
納期と安全在庫を考えて、欠品しそうな品目と使用期限が近い品目の件数を出します。期限が近いものは、融通で回せないか検討します。
毎週、発注量や在庫の持ち方の見直し案が届きます。採用か見送りを選ぶと、記録に残ります。AIに送るのは品目ごとの集計だけです。
品目と売り方ごとに、売上・原価・粗利を出します。1本売りと3ヶ月分のどちらが利益につながっているかも見えます。
近くの店やオンラインの価格と、自院の定価を並べます。相場より高めか安めかがわかります。
月末
毎日の記録がそろっていれば、月末の作業は4つだけです。
棚卸をはじめて、品目ごとに実際の数を入れます。ロットごとでも、合計だけでも数えられます。スキャンで品目を呼び出せます。最後に記録との差を確認して確定すると、差の分が調整として記録されます。
画面：棚卸請求書が届いたら、仮単価で入れたロットの単価を確定します。すでに出荷した分の原価も、差額が自動で直ります。
画面：在庫 › 品目 › ロット締め日の時刻を過ぎると、自動で締まります。月末の画面から、今すぐ締めることもできます。締めた月の在庫金額は、あとから変わりません。
締めると、会計用の月末パックが自動でつくられます。期首・期末の棚卸高、仕入高と仕入消費税、売上原価、廃棄・院内使用を、税率別に分けてCSVにまとめています。税理士・経理の役割で招待しておけば、本人がダウンロードできます。
画面：月末 › 月末パック1か月の流れ
| いつ | すること | だれが |
|---|---|---|
| 毎日 |
| スタッフ |
| 週に一度 |
| 院長・マネージャー |
| 月末 |
| スタッフ・マネージャー |
| 締め日 |
| 自動・管理者 |
| 翌月はじめ |
| 税理士・院長 |